《人生效率手册》树立目标,时间管理,提升效率

《人生效率手册》树立目标,时间管理,提升效率

很迷茫,没有方向怎么办?

为什么毕业短短几年,自己就被拉开巨大的差距?

为什么别人总是无可取代,自己却总是不堪重任?


每人每天公平拥有24小时,但有人精心经营,有人混沌糊弄。

每一天效率量的差别,日积月累之下,就成了人生质的差距。


本期作者张萌,将从目标管理、时间管理、高效学习、修炼硬本领四个方面,为我们绘制科学、真实、可复制的一天行动指南,帮我们迅速走出迷茫,卓有成效地过好每一天,进而提高人生效率。


作 者 简 介


张萌


时间效率管理专家,畅销书作家,立德领导力创始人,青年加速器——极北咖啡的创始人,职场知识技能分享平台——下班加油站的创始人。被博鳌亚洲论坛授予“全球青年领袖”“首都十大教育新闻人物”的称号,行走近40个国家。四次出席APEC峰会,并三次参加达沃斯世界经济论坛。2017年5月4日,张萌登上纽约时代广场大屏幕。


目 录


一、目标管理

二、时间管理

三、提升效率

四、修炼硬本领

五、输入与输出


正 文


一、目标管理


你认为目标重要吗?能请你在10秒钟内说出自己2018的目标吗?


很少有人声称目标不重要。相反由于人们的重视,诸如“没有目标而生活,恰如没有罗盘而航行。”“合适的目标是成功的一半”之类的名人名言,我们甚至早已耳熟能详到心生抗拒的地步。


但是,事实上,依然有为数众多的人,或者缺乏目标,每天赖床晚睡,毫不吝惜时间,学习走马观花;或者对目标管理充满误解。


目标误区


在目标管理上,普遍存在以下两大误区:


1. 哪哪都是目标,结果哪哪都没目标。

目标是靶心,是提纲挈领的重点。如果你制定太多的目标,分散到方方面面,你也就失去了重点,把目标变成了伪命题。


2. 把别人的目标,当作自己的目标。

目标具有人格属性。每个人的目标都是从自己灵魂深处生长出来的深刻愿望,是根据自己的环境、能力量体裁衣的结果。不顾现实情况,直接复制别人的目标,就难以真正理解目标的含义。我们难以想象一个人会为了别人的目标,而竭尽全力。


七个人物法


目标指引着我们,屏蔽种种干扰,专注地修炼寻找。但却没有什么能指引我们去寻找目标本身。所以,人生目标如此重要,找寻它又十分艰难,很多人终其一生都没有找到,只能碌碌无为,浑浑噩噩耗尽生命。


到底怎么样,才能找到自己真正的目标,构建好值得为之奋斗一生的目标?


作者提出的7个人物法,为我们提供了走出迷茫的指南。只要你拿着纸笔按步骤行动,不用50分钟就能让你内心清晰,迅速找到人生目标。


7个人物法共分为五个步骤。


1.想出1个你梦想成为的人的名字。注意,要仔细区分偶像和梦想成为的人的区别。比如有些偶像明星,你只是喜欢他,而不会想要成为他。你写出的那个名字,他可能是专业上的大牛,可能是商业界的大鳄,可能是政坛的明星,也可能是娱乐界的顶梁柱,又或者是能把日子过得岁月静好的普通人。但无论是什么样的人,他都应该是让你感觉自己如果成为他,人生满意度指数会满分的人。这个人占据你的理想最高点,他的人生轨迹或特质,决定着你人生的顶层设计。


2.接着,想出1~3个你觉得自己一直努力上进地追赶,五到十年内有可能超越的人。他可能是你现实生活中接触过的,有具体形象的企业CEO、所从属行业的领军人物等等。这些人物作为你的中层标杆,决定着你努力的大方向。


继续再想出1~3个你一直努力,可能在一两年内赶超的人。这个人最好是为你所看重欣赏的人,和你有直接交流接触,你能够看得到他的时间安排和工作计划,可以研究他具体的行为轨迹。他可以是你的直属领导,也可以是你最佩服的优秀同事,也可以是你发展较好的朋友。他们的作用,一方面是给你提供可视的现实借鉴,另一方面,可以作为激励你的动力,当你懈怠时,想一想他们正在做什么,激励自己振作努力。


3.归纳总结。分析你挑选的这7个人身上分别有着什么样与众不同的特殊能力和技能点,列出他们各自具有的硬本领。比如,马云,他所表现出的超强演讲能力,前瞻商业思维。把这些人的硬本领都写到纸上,每个人写3个最主要的技能点。列举出7个人物一共21项硬本领。当然,你可能已经发现了,这七个人身上有很多重合的技能点,紧接着,你需要把不同的技能点分类,排列出出现频率最高的前三项,这三项就是你要树立的人生目标与奋斗方向。


4.自我匹配,分解目标。分析你自身目前的状况,找出当前最重要、最需要、最可能发展的技能点,着重练习。


对目标进行年度、月度、周和日的分解。把年度目标拆解成具体的5个支撑,确定你需要做哪5件事才能达成这一个目标。然后把这5件事按照时间轴分配到月,然后再制定月、周、日目标。


5.反省总结。七个人物列举出来之后,每半年回溯总结一次,划掉已经超越的人物,设定新的人物。每个月的最后一天,需要对当月进行整个反思,列出自己的收获和遗憾,据此调整下月目标。


目标的设定,一定要匹配自身实际情况。目标如果设置得空虚远大,极其容易产生挫败感。我们既要忠实践行纲领性的目标,也要根据每天的情况及时调整日计划。


拥有了明晰、科学的目标,再配合高超的时间管理去践行,坚信坚持的力量,最终我们总能到达。


二、时间管理


你的时间用在哪里,你就是什么样的人。追根究底,目标达成的情况,自身价值实现的程度,本质上都反映着一个人时间管理的水平。而高效的时间管理,通常包含善用工具。


时间管理三大误区


在时间管理上,人们也存在以下三大误区。


1. 认为时间管理是高端人士的专利,普通人不需要时间管理。

有些人喜欢调侃说,“我啥都缺,就是不缺时间。”他们认为时间管理是高层专利,自己的时间富裕且廉价,不值得进行管理。


但是,在时间维度上,所有人都是平等的,都只拥有一块总量有限且一致的人生干电池。因此,没有谁的时间特别富裕,谁的时间天生应该廉价。而且,只有在时间不值钱的时候,进行好时间管理,腾出余裕发展自己,自己的时间才会变得值钱。


当然,绝大多数小白的时间,都主要被大咖牛人支配,所以对时间管理缺乏敏感。我们的日常生活中,早九晚六,不时加班,时间都被老板框定、管理,极少拥有自己的时间。但正如上文所说,越是自己可控时间少,越需要精心的管理,以腾出更多时间发展自我。记住,所有的牛人,都是从普通人开始的。


2. 把时间管理等同于记录、列表。

记录固然是时间管理不可或缺的部分,但在精美的手帐本上,把要做的事记录下来,细心地标上不同的颜色,然后一项一项去做,不过是时间管理的起点。真正的时间管理是包括计划、实施、总结、评估以及再次计划的整体循环。


3. 盲目复制别人的时间管理习惯

除了新手,一些高级管理者在时间管理上也存在误区。一方面,他们可能出于重视,报名参加很多时间管理培训,过多地模仿老师,逐渐丢失自己的风格。另一方面,当他们形成自己的时间管理方法以后,过于急切地将之推广到所有员工之中。


事实上,人和人的时间管理能力与需求是不同的,不能要求每个人都在时间管理上趋于一致。每个人都应该给自己设置一个基本的时间管理评价标准。


效率手册


效率手册是作者最为推荐的时间管理工具。效率手册是一个本子,但又不等同于笔记本,每个人都可以自己制作效率手册。作者认为,效率手册需要包含从开始计划,到实施计划、总结复盘,再到评估以及再次计划的整个过程。


1.拿出一张白纸,在中间画一条竖线,从上到下标出从早到晚的时间轴,在纸的左半边列时间计划,纸的右半边暂时不填写,等待第二天列时间的总结。每天最好设置3个主要目标事件,在时间轴上标出计划对应的时间段。


2.按照计划,有序开展自己的一天行动。接着,第二天,仔细填写右半部分。按照前一天的实际情形,在时间轴右侧忠实记录前一天发生的事件。


3.对照右侧的记录和左侧的计划,标出实际与计划不相符合的部分。比如未完成的部分、多完成的部分以及与预估时间不一致的部分。


4.对标出的各项异动进行逐一分析。什么导致了计划未完成,是起床太晚,情绪太差,还是效率太低?多出计划的部分是怎样出现的,老板突然布置的任务,还是自己主动做了其他的工作?预估时间和实际操作的差异由什么导致,是高估了自身速度,还是整体计划调整?这一步的复盘与反思是时间管理中最重要,也是人们最容易缺失的部分。时间管理能力能否提高,直接取决于这一环节进行的质量。


5.再次计划,吸取前次计划的经验,调整细节,提高计划的精准度,尽可能地减少失败再次发生的概率。


时间管理的目标性法则


时间管理中最重要的法则是目标性法则,这也是制作效率手册时,一定要遵循的法则。在列举计划时,目标任务一定要符合SMART原则,即任务是具体的、可衡量的、可实现的、合理的、有时间限制的。


比如,作者为了外交官梦,曾经制作了学习英语的1000天小树林计划。她根据10000小时规律,确定自己要用3年时间达到英语流利自如的目标。扣除学校已有的5000到6000小时课程后,她发现自己还需要进行额外的5000小时训练。于是,她按照3年1000天时间估算,确定每天平均要练习3至5小时。


分析自己一天时间构成,她发现只有早晨上课之前,晚上下课之后,以及周末是自己的可控时间。因为晚上和周末有选修、辅修以及学生活动,练习时间最后定在早晨上课之前。大学通常8点钟上课,所以,必须每天5点起床,才能够保证足够的学习时间。


此后的三年里,作者每天遵循这一时间管理规划,5点钟起床学习,即使最冷的冬天,也咬牙坚持了下来。结果,第一学期的考试成绩就提供了非常及时的反馈,此后,她更是包揽了学校各项奖学金,并获得APEC全国英语演讲比赛的冠军,跟随领导人一同出席APEC的CEO峰会。


其实,我们任何人都可以尝试早起,运用目标性法则,每天列出三个计划,利用早起的时间实施,以修炼自己的关键技能。


三、提升效率


在复盘、总结计划时,我们通常会发现,效率低下是导致计划失败的罪魁祸首。因此,提升效率是确定目标和时间管理的基础动作。作者提供了多种提升效率的法则,其中操作最简便且效果显著的是番茄工作法和意志力延伸法。


番茄工作法


干扰是效率的大敌。当我们努力投入时,抗拒早起的室友、家人,工作时的新消息弹窗,随时撩拨着我们放弃,需要屏蔽能力与之对抗。番茄工作法,不仅可以屏蔽即时的干扰,还能培养内心抗干扰能力,让我们逐渐养成迅速沉浸的习惯。


所谓番茄工作法,是指弗朗西斯科·西里洛创立的一种微观时间管理办法,它的操作方法十分简便。

1.设定具体的工作任务列表。

2.设定番茄钟,时间是25分钟。

3.从计时起,开始完成第一项任务。

4.番茄钟铃响,停止工作,休息3至5分钟,可以活动、喝水等等。

5.开始下一个番茄钟循环,直到完成计划任务,并在列表中将任务划掉。


每四个番茄钟后,休息25分钟。一个番茄时间不可分割,必须是完整25分钟,一个番茄时间内不得做与任务无关的事,否则那一个番茄钟宣告作废。


较小的时间跨度,可以有效减轻时间压力,提升注意力和集中力,有效降低行动难度。精确的计时,也使复盘和总结变得更加直观、准确、便利。


意志力延伸法


任何高效的学习、工作,都一定遵循累加法则。即同一体系的新知识,一定是构建在旧知识基础上,每次垒高一点,长久下来就是质的飞跃。意志力延伸法是符合累加原则的提升效率的方法。


所谓意志力延伸法,就是每次都只要求自己比上一次多做一点点。进步可以很微小很微小,只要连续、坚持。


作者曾在年少时体会过意志力延伸法的效用。那时她因为健康原因训练自己跑步,可身体素质薄弱的她,跑上300米就已气喘吁吁到达极限。她曾经想要放弃,可看到操场上六七十岁的老年长跑团,冬日里光着膀子每天坚持万米长跑,她深感羞愧。于是,她跟自己说,慢慢来,每天只比前一天多跑10米,就10米。一年之后,她成了全校长跑亚军。


广大的拖延症患者,可以尝试向自己提个小小的要求,每一次,都比上一次提前1分钟开始行动。而化被动为主动的最佳方法,就是要求自己每次在deadline之前一点点完成。上司要求你两个小时完成,那就尝试下1小时50分能不能完成。


当你拥有这样的习惯后,再艰巨的任务,都不得不为你的耐心和韧劲让路。


此外,作者还有明晰目标、为目标设置节奏、构建精学体系、构建泛学体系、预习提问、实时记录、复习实践、早起、屏蔽负面信息、自我激励与分享等10大高效学习秘诀,已在樊登读书【我的】版块“知识超市”栏目上线。


四、修炼硬本领


江湖上,路人甲因为功力低微而危机四伏,主角因为硬本领而笑傲江湖。职场如江湖,有硬本领的人炙手可热、屹立不倒,没有硬本领的人如螺丝钉,随时可能被替代。


硬本领特征


所谓硬本领就是那些让你成为无可替代的人的技能,可以通过学习获得,是你身在职场的核心竞争力。比如,你的沟通能力、写作能力、策划能力、领导力等等。练习硬本领的过程,也如同修习神功,招式需要扎扎实实掌握,内功要循序渐进修炼。


在完成上文所述的7个人物筛选后,你就已经确定了自己需要修习的硬本领。拥有了目标和动机,接下来,就是执行的过程。


整合


在学习中,一招一式是过程,打通任督二脉,克敌制胜才是目的。所以,学习了零散的知识点后,一定要进行技能整合,以期灵活应用于不同的场景。整合与分解相对,在实践中,职级低的人通常负责分解,职级高的人则喜欢归纳整合。但事实上,任何人都不应该止步于分解。


在日常学习和工作中,我们可以这样进行技能整合。首先,刻意训练自己整合归纳意识,遇到零散的知识点,迅速用大脑操作系统将其纳入不同的范畴。


这就像电脑文件夹管理。有人的电脑桌面凌乱不堪,所有文件无序堆积,查找困难。有人的电脑则桌面清爽,文件分门别类,可以轻易迅速找到需要的文件。如果以前对归纳生疏,那不妨从整理桌面开始。


其次,还要注重单项的小技能,要分别修习熟练。否则,基本功不扎实,即使整合起来,杀伤力仍然有限。


最后,输出是最好的整合机会。当你需要教别人时,你的大脑会不自觉地进行整合,以便流畅有条理地输出,所以,不妨尝试下好为人师。


反馈


任何技能的获得,都建立在反馈机制的基础上。所以我们修习硬本领时,也要设置评价环节。这里的评价既要包括自我评价,也要包括外部评价,以及输出能力的检验。


自我评价我们几乎时时都在进行,但应当注意克服心理陷阱,避免妄自菲薄,警惕妄自尊大。最好的办法,是和别人学,和自己比。一方面,只要比过去的自己强,哪怕进步幅度非常小,对自己来说,都是赢。另一方面,只要你发现别人的方法有可取之处,都应当积极借鉴,汲取智慧为自身所用。


而外部的评价,可以来自于具体的人,比如你的导师,也可以来自某种检验标准,比如考试。一个把英文能力作为硬本领修习的人,各种考级考试就是最公正的评价标准。一个把写作能力作为硬本领的人,点击阅读数就是最及时的评价。


最后,学会新知识的最好标准,就是会教。抓住一切机会,输出你的见解,每一次都是锻炼,也都是考验。


培养身体惯性


学习任何技能,都需要一个优良的习惯。用21天习惯养成法,培养你身体的惯性,试着不断拓宽舒适区。


定位越舒服,职业生涯越危险。每一个缺乏核心竞争力的人,都有不敢走出舒适区的心理障碍。在精进自我的路上,每个人都在不断挑战舒适区,不断自虐。当机会出现,要懂得“敢”比“会”更重要,果断抓住。当机会匮乏时,要努力创造机会。


五、输入与输出


人生就像一台榨汁机,你放进去苹果,不会榨出橙汁。


工作就是个不断要求榨出可口橙汁的过程。一个人,只有不断地输入优质橙子,才能高效的供给橙汁。目标管理、时间管理、效率提升,都需要不断输入来支撑,也需要不断输出来精进。


输入系统


第一,最高效的渠道,是以人为师。这既包括直接地经验传授,也包括观察模仿式学习。直接倾听来自大咖的第一手经验,属于前者。这需要我们通过各种途径找到这样的人,创造和对方交流的机会,准备好请教的问题,在适当时候礼貌地提出。互联网+为普通人创造了这样的机会。而七个人物法,则属于后者。这需要我们认真、耐心地观察,客观地分析牛人的特点。


当然,当我们着意经营人际关系,不断积累人脉资源,第一种和第二种情况也可能发生交叉。


第二,最便捷的渠道,是相信阅读的力量。擅用这一点,普通人可以有效弥补第一点的缺失。我们或许没有机会和大咖面对面交流,但却可以通过文字与他们的思想直接交流。即使他们没有亲自写书,我们一样可以顺着他们阅读过的书籍,去回溯他们的思考与学习。最应该读的书,不一定是畅销榜上的那些,而是不同的大咖都重复推荐的那些。


第三,参加行业会议、培训,也可以获得最新的知识与动态。挑选一个专业的,专注于个人提升领域的平台,我们可以便捷而系统地学到所需的知识。


第四,相信行走的力量。古人说读万卷书,不如行万里路,旅游、行走也是绝佳的输入机会。别人的东西属于你更属于别人,只有你的思考和你的感受,是独一无二属于你的知识。


输出系统


输入与输出是一个有机的循环。所有的输入都是为了输出,而输出也会反作用于前者。输出的途径包括演讲、包括写作,我们都已做过专门的解读,可以参看《高效演讲》《演讲的力量》《你能写出好故事》。这些途径,都是非常容易开展,你今天就可以尝试。这些方式又都非常磨练心性,对于提升能力和幸福感,效用显著,任何人从任何时候开始都不晚。


结语


很多人问,为什么听过很多道理,仍然过不好这一生?


我想,那是因为道理、方法都不能代替你去行动。提升人生效率的诸般法门,作者已经为你一一罗列,就等你的行动啦!你的生活是美好还是流离,钥匙永远握在自己手里。


疑惑时,再回头看一看这里的行动指南。如果仍不尽兴,还有新的问题,作者张萌的更多课程已在知识超市上线,欢迎继续去那里刨根问底。

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关键词:樊登读书会推荐
作者:每天进步网

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